Glosario

ACTIVIDAD NOTARIAL: Según se deduce del contenido del Art. 131 de la Constitución Política de Colombia, la actividad notarial es un servicio público en razón de que constituye una labor destinada a satisfacer, de manera continua y obligatoria, una necesidad de interés general, como es la función fedante, sometida a un régimen jurídico especial, bien ella se preste por el Estado o por los particulares. Los servicios públicos, según nuestro ordenamiento jurídico, son inherentes a la finalidad social del Estado, en virtud de lo cual asume éste la responsabilidad de asegurar su prestación eficiente. Vistos desde esta perspectiva, debe admitirse que la prestación de los servicios públicos hace parte y se traduce como expresión del Estado Social de Derecho.

ADMINISTRACIÓN: Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.

ADUNAR: Unir, juntar, enlazar.

AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional para reglamentar, con base en la constitución, las leyes, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.

CADENA DE MANDO: Sucesión de mando, que va del mando superior al inmediatamente subordinado, y así sucesivamente.

CARGO: Conjunto de tareas y responsabilidades que constituyen el trabajo asignado a un solo empleado.

CALIDAD: Aquellas características del producto o servicio que responden a las necesidades del cliente.

CAPITAL HUMANO: Cuantificación y valoración de los recursos humanos. Valor de las habilidades, capacidades, experiencias y conocimientos de las personas que integran una organización.

CLIENTE: En el comercio y el marketing, un cliente es el que coloca el dinero para la compra de un producto o servicio. Quien compra, es el comprador y quien consume, el consumidor. Normalmente, cliente, comprador y consumidor son la misma persona.

CÓDIGO DE ÉTICA: Declaración formal de los valores principales de una organización, y las reglas éticas que espera que sus trabajadores sigan.

COMPETENCIA: Conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas psicomotoras y actitudes requeridas para el desempeño eficaz y eficiente de un trabajo productivo, de acuerdo con los estándares definidos por el mercado laboral y consistentes con las características de calidad en el servicio que se generan de los procesos de la actividad de manera que se satisfagan las necesidades del cliente

COMPETENCIAS: Características personales que han demostrado tener una relación con el desempeño sobresaliente en un cargo/rol determinado en una organización en particular.

CONTROL: Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro.

DELEGAR: El acto de asignar a un supervisado la autoridad y la responsabilidad formales para realizar actividades específicas.

EFECTIVIDAD: Capacidad o habilidad que puede demostrar una persona, para obtener determinado resultado a partir de una acción.

EFICACIA: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso, en relación con las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto y su costo. Se presenta en el producto y su impacto o sea a la salida del proceso.

EFICIENCIA: Capacidad para realizar o cumplir adecuadamente una función. Competencia, eficacia en el cargo que se ocupa o trabajo que se desempeña.

EQUIDAD: Término asociado a los valores de igualdad y de justica. El concepto de equidad intenta promover la igualdad, más allá de las diferencias en el sexo, la cultura, los sectores económicos a los que se pertenece, etc. Es por ello que suele ser relacionado con la justicia social, ya que defiende las mismas condiciones y oportunidades para todas las personas.

ESTRATEGIA: Esquema específico de utilización de los recursos con miras a alcanzar objetivos a largo plazo.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Es un proceso destinado a determinar y comunicar a los empleados la forma en que están desempeñando su trabajo y, en principio a elaborar planes de mejora.

FEDANTE: Persona que da testimonio, atestigua o afirma la veracidad de algo. Persona que presencia o conoce en directo un acontecimiento.

FE PÚBLICA: Es la garantía que da el Estado sobre la veracidad y autenticidad de las actuaciones que interesan al Derecho. El Notario da seguridad jurídica a los actos y documentos que se gestionan ante su despacho, dejando soporte de unas actuaciones en su archivo de protocolo.

FUNDAMENTOS: Bases sobre las cuales descansa o se soporta el Sistema de Control Interno.

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO: Consiste en definir el personal de la organización, diseñar puestos y equipos, desarrollar las habilidades de los trabajadores, identificar métodos para mejorar el desempeño laboral y recompensar los éxitos de los empleados.

IMPACTO: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso. Es el nivel más elevado o la finalidad última del proceso y donde se genera la totalidad de los beneficios previstos. Es equivalente a Valor Agregado. En el elemento Valoración de Riesgos, es la magnitud del deterioro en la situación de la entidad, como resultado de la materialización de un riesgo.

INDICADORES: Es el resultado que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten las bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro.

MANUAL: Conjunto de documentos que partiendo de objetivos fijados y las políticas implementadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas en un procedimiento determinado.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento que contiene información valida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información valida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de la actividad a realizar.

MISIÓN: Propósito, finalidad que persigue en forma permanente o semipermanente una organización, un área o un departamento. Razón de ser de una organización. Una compañía enuncia las intenciones incluyendo el área de intereses, sus intenciones, relaciones internas.

NORMAS: Regla de obligado cumplimiento sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa.

NOTARÍA: Es una entidad de creación legal, el gobierno nacional a través del Presidente de la República y el Ministro de Justicia disponen su creación.Carece de personería jurídica y su identidad se ejerce a través del Notario, como persona natural.

NOTARIO: Se define como un particular que por delegación del Estado, presta un servicio público, el cual se encuentra reglamentado en la Ley. En términos generales, un funcionario cuya intervención otorga carácter público a los documentos privados, autorizándolos con su firma.

OBJETIVO: Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un proyecto, programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas, actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.

ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas de vigor en la organización.

PERFIL: Es el conjunto de rasgos peculiares que un puesto de trabajo engloba a nivel de educación, nivel de formación, experiencia y habilidades intelectuales y/o físicas, para una persona desarrollar sus funciones.

PLAN: Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas.

POLÍTICAS: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización para alcanzar sus objetivos.

PRINCIPIOS: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los servidores públicos.

PROCEDIMIENTO: Método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Acto o serie de actos u operaciones con que se hace una cosa.

ROL: Una serie de patrones esperados de conducta atribuidos a quien ocupa una posición dada en una unidad social.

SERVICIO AL CLIENTE: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un funcionario con el fin de que el cliente obtenga el servicio en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de mercadeo. Se trata de una herramienta que puede ser muy eficaz en una organización si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben seguir ciertas políticas institucionales. También es "Un concepto de trabajo" y "una forma de hacer las cosas" que compete a toda la Notaría, tanto en la forma de atender a los Clientes internos como externos.

TRAMO DE CONTROL: Cantidad de supervisados que un administrador puede dirigir con eficacia y eficiencia.

VALOR AGREGADO: Mejoras en las condiciones de la comunidad que resultan del proceso. Es equivalente a Impacto.

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